Mail merge in gmail | google mail merge |

परिचय :-

इस लेख  में हमने google mail यानि gmail में आप mail merge कैसे कर शकते हे उसके बारेमे बताया हैं | आप इस लेख को पढके knowledge ले शकते हैं और बताये step को Follow करके gmail में mail merge का प्रयोग कर शकते हैं |

Mail merge क्या है ?

मेल मर्ज (Mail Merge) एक ऐसी सर्विस हे जिसकी मदद से हम एक Mail को एक साथ 50 से 100 लोगो को  भेज शकते हैं | Gmail Accont की मदद से हम mail merge सर्विस का यूज़ कर शकते हैं | Gmail में mail merge को यूज़ कैसे करना हैं उसके बारेमे निचे step by step बताया गया हैं |

 

मेल मर्ज (mail merge) का प्रयोग कब कर शकते हैं ?

 जब किसी डॉक्यूमेंट के अन्दर की लिखाई एक समान हो और उस डॉक्यूमेंट को लेनेवाले (Receiver) लोग अलग अलग हो तब Mail Merge का प्रयोग किया जाता हैं | उदहारण के तौर पे अगर हम देखे तो हमारी कंपनी के अन्दर बहुत से Employe काम करते हे उन सबको कंपनी Meeting के बारेमे बताने के लिए एक Letter लिख के सबको भेजना हे तो इस परिस्थिति में Letter की लिखाई एक समान रहेगी पर उस Letter के Receiver का नाम और पता अलग अलग होगा ऐसी स्थिति मे जब वह Letter सब Employe को भेजना हो तो किसी एक Employe के नाम और पते के साथ उस लिखाई को Copy करके Past करना होता हे और फिर Employe के नाम और पते में बदलाव करना पड़ता हैं |  

अगर हम Mail Merge का प्रयोग करे तो हमें Copy-Past करने की जरुरत नहीं रहती | और इसके अलावा Mail Merge की मदद से हमारे पास Database का नाम,पता और फोन नंबर जैसी जानकारी हो तो हम उस जानकारी को Filter करके हमें जिस Employe को वह Letter भेजना चाहते हे उसे हम आशानी से भेज शकते हैं |

 

मान लीजिये हमें निचे लिखी हुई लिखाई को Mail Merge की मदद से 50-100 लोगो  को भेजनी हे तो पहले तो हमें इस लिखाई को नए पेज में Type करनी होगी |

 

“ There is a meeting for annual academic planning on 01/12/2020. You are informed to remain present in the meeting. “

 

Gmail में mail merge विकल्प का प्रयोग कैसे करे ?

Step-1 Mobile,Laptop या computer में अपने G-mail Account को Login करे |

Mail Merge के लिए हमें एक Draft Mail की जरुरत रहती हैं | और इसके लिए हमें एक Draft mail create करना होता हैं | Draft mail create करने हेतु निचे बताये गए step को follow करे |

  1. G-mail में Login होने के बाद Compose विकल्प पर क्लिक करे |
  2. TO (Receiver) में blank रखे |
  3. Subject लिखे (आप जिस सन्दर्भ में mail लिखना चाहते हे उसके Regarding subject लिखे)
  4. Working Area में पूरी detail लिखे | 

Working Area में पूरी Detail लिखने के बाद अगर आप चाहते हैं के पहले Receiver का नाम आये तो उसके लिए निचे बताये मुताबिक Code लिखे | 

<<Name>>

इतनी Detail लिखने के बाद Mail कुछ निचे चित्र में दिखाए मुताबिक दिखेगा | इतनी detail लिखने के बाद Mail को Close करदे | Mail को Close करने पर वह Mail Draft में store होगा |


Step-2 Google Doc नामसे New Tab को Open करे | Google Doc Search करने पर निचे बताये मुताबिक एक साईट का नाम दिखेगा , उसपे क्लिक करे | या फिर दी गई Link पर क्लिक करे | 

Google Docs: Free Online Documents for Personal Use

Link- https://www.google.com/docs/about/

इतना करने पर एक screen दिखेगी , जिसमे DOC,SHEET,SLIDE,FORMS नामसे विकल्प देखने को मिलेगे | उसमे से आपको SHEET विकल्प पे क्लिक करना हैं | उसके बाद GO TO GOOGLE SHEET नामके विकल्प पे क्लिक करे |

इतना करने के बाद आपको एक Blank Sheet देखने को मिलेगी,उसपे क्लिक करे |उसपे क्लिक करने पर एक Blank Sheet open होगी | उसके बाद Blank Sheet में दिए गए Add On विकल्प पे क्लिक करने पर आपको Get Add Ons का विकल्प देखने को मिलेगा उसपे क्लिक करे |

Mail Merge के बारेमे जानने के लिए यहाँ क्लिक करे |

 

Get Add Ons विकल्प पे Click करने पर एक Menu खुलेगा |

जिसमे Search Box के अंदर आपको Yet Another Mail Merge Type करके सर्च करे | Search करने पर ऊपर चित्र में बताये मुताबिक विभिन्न विकल्प देखने को मिलेगे | उसमे से आपको MAIL MERGE FOR GMAIL नामसे जो चित्र दिखाई देगा उसपे क्लिक करना हैं | इस विकल्प पे क्लिक करने पर आपको इस Feature को Add करने पे लिए Permission देनी होगी | Permission Allow करने पर ये Feature आपकी Google Sheet में Add हो जायेगा |

इस Feature को ऐड करने के लिए Add Ons Option पे क्लिक करने पर आपको वह feature ऐड मिलेगा जो आप निचे चित्र में देख शकते हैं |

Mail Merge विकल्प को ऐड हो जाने पर Spreadsheet में हमें Email Address के नाम से First Column दिखाई देगी |इसके बाद हमें कुछ ओर  Option जोड़ने होगे |उसके लिए माउस से Right Click Button को प्रेस करे , ऐसा करने पर एक menu दिखाई देगा जिसमे आपको column नामक option पे क्लिक करना हैं | इस तरह करने पर Email Address वाली Column की Left में एक ओर column create हो जाएगी | जिसको आप Name नाम दे शकते हैं |

Note:- Gmail में आपने Code में जैसे Name word लिखा होगा वही same word में Name लिखे यानि आपने Gmail में NAME capital में लिखा होगा तो यहाँ Column का नाम भी capital में देना होगा | अगर word के spealing में थोडा सा भी Changes होगा तो वह Read नहीं हो पाएगा और इसकी वजह से Mail Merge की प्रोसेस में Error देखने को मिल शकती हैं |

Step-3  इसके बाद आप Name Column Receiver का नाम लिखे और Email Address Column में mail Address डाले | इतनी Detail Fill करने के बाद Add Ons विकल्प पे क्लिक करे | Add Ons विकल्प पे क्लिक करने पर Yet Another Mail Merge विकल्प पे जाने पर Right Side में एक ओर option menu दिखेगा , उसमे start mail merge विकल्प पे क्लिक करना हैं |

Step-4 step 3 follow करने पर mail merge की प्रोसेस शुरू हो जाएगी | और निचे चित्र में दिखाए मुताबिक एक menu दिखाई देगा | जिसमे आपको Continue Button पे क्लिक करना हैं | आप अगर चाहे तो paid plan भी choose कर शकते हैं |

 

Step-5 step-4 को follow करने पर एक ओर menu देखने को मिलेगा | जिसमे आप 

 

Sender Name :- इसमें आप Mail भेजने वाले का नाम लिखे यानि अपना नाम लिखे |

Email Template :- इस option पे क्लिक करने पर आपको List में store किया हुआ Draft mail का subject देखने को मिलेगा , उसको Select करना हैं |

अगर आप Email को Track करना चाहते हे तो (Track emails opened, clicked or bounced ) इस विकल्प को चेक मार्क करे | 

 

इतना करने के बाद आपको Send विकल्प पर क्लिक करना हैं | Send विकल्प पे क्लिक करने पर तुरंत mail Sent हो जायेगे और Spreadsheet में Email Address के side में Mail Status का Column देखने को मिलेगा , जिसमे mail का status देखने को मिलेगा |

आप अगर mail को shedule करना चाहे तो आपको Schedule विकल्प पे क्लिक करके mail को shedule पे set कर शकते हैं |

Conclusion :-

मुझे उम्मीद हैं की आपको मेरा यह लेख (mail merge in gmail) जरुर पसंद आया होगा .मेरी हमेशा से ही यही कोसिस रही हे की में अपने आर्टिकल में वह सारी जानकारी include करू जो  रीडर्स को चाहिए जिससे के उस आर्टिकल के सन्दर्भ में रीडर्स को  किसी दूसरी site या internet में उस आर्टिकल के सन्दर्भ में खोजने की जरुरत ही न रहे | इससे रीडर्स के टाइम की बचत होगी और एक ही जगह पे उन्हें सभी इनफार्मेशन भी मिल जाये | यदि आपके मनमे इस आर्टिकल को लेकर कोई भी doubt हैं या आप चाहते हैं की इसमें कुछ सुधार  होना चाहिए तो आप निचे Comments कर शकते हैं | यदि आपको यह पोस्ट पसंद आया या कुछ सिखने को मिला तब कृपया इस पोस्ट को Social Networks जैसे के facebook,Twitter , Instagram और  pinterest पर शेयर जरुर करे |

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1 thought on “Mail merge in gmail | google mail merge |”

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