what is mail merge ? | मेल -मर्ज क्या है ? ओर इसका प्रयोग कैसे करे ? |

परिचय :-

इस लेख में हमने mail merge क्या हैं और microsoft word में mail merge का इस्तेमाल कैसे करते हैं उसके बारेमे बताया हैं | आप इस लेख को पढके mail merge के बारेमे knowledge ले शकते हैं और ms word में इसका इस्तेमाल कर शकते हैं |

मेईल मर्ज क्या हैं ?:-

जब किसी डॉक्यूमेंट के अन्दर की लिखाई एक समान हो और उस डॉक्यूमेंट को लेनेवाले (Receiver) लोग अलग अलग हो तब Mail Merge का प्रयोग किया जाता हैं |

उदहारण के तौर पर अगर हम देखे तो हमारी कंपनी के अन्दर बहुत से Employe काम करते हे उन सबको कंपनी Meeting के बारेमे बताने के लिए एक Letter लिख के सबको भेजना हे तो इस परिस्थिति में Letter की लिखाई एक समान रहेगी But उस Letter के Receiver का नाम और पता अलग अलग होगा ऐसी स्थिति मे जब वह Letter सब Employe को भेजना हो तो किसी एक Employe के नाम और पते के साथ उस लिखाई को Copy करके Past करना होता हे और फिर Employe के नाम और पते में सुधार करना पड़ता हैं |

अगर हम Mail Merge का प्रयोग करे तो हमें Copy-Past करने की जरुरत नहीं रहती | और इसके अलावा Mail Merge की मदद से हमारे पास Database का नाम,पता और फोन नंबर जैसी जानकारी हो तो हम उस जानकारी को Filter करके हमें जिस Employe को वह Letter भेजना हे उसे हम आशानी से भेज शकते हैं |

मान लीजिये हमें निचे लिखी हुई लिखाई को Mail Merge की मदद से एक से ज्यादा लोगो को भेजनी हे तो पहले तो हमें इस लिखाई को नए पेज में Type करनी होगी |

“ There is a meeting for annual academic planning on 01/07/2020. You are informed to remain present in the meeting. “

MS word में mail merge विकल्प का प्रयोग कैसे करे ?

Step-1

अब Mailing Tab पर क्लिक करने पर Mailing के विकल्प दिखाई देते हैं | उस विकल्प मेसे Start Mail Merge विकल्प पर क्लिक करने पर Mail Merge के विकल्प दिखाई देंगे | उस विकल्प मेसे हमें Step by step mail merge wizard विकल्प पर क्लिक करना होता हे | mail merge wizard में कुल six step हैं |

Step-2

Step by step mail merge wizard पर क्लिक करने पर पहला step मिलेगा जिसपे क्लिक करने पर डॉक्यूमेंट में Right Side Merge Pen खुलेगा ,जिसमे हम किस प्रकार के डॉक्यूमेंट पर काम कर रहे हे वह सिलेक्ट करना होता हैं | हमें Letter पे क्लिक करना हे क्यूंकि हम Letter लिख रहे हैं | आप अपनी जरुरत के मुताबिक विकल्प पसंद कर शकते हैं |

Step-3

उसके बाद Next बटन पर क्लिक करने पर Mail Merge की शुरुआत करने हेतु डॉक्यूमेंट को Select करने का विकल्प देखने को मिलता हैं | यहाँ हमें इसी Document का प्रयोग करना हैं इस लिए Use the current document select करके Next बटन पर क्लिक करना हैं |

Step-4

स्टेप -3 को follow करने पर Mail Merge की मदद से हमें जिसको यह Letter भेजना हे उस व्यक्तियो (Persons) का लिस्ट बनाने का विकल्प मिलता हैं | इस प्रकार का List हम Out-Look मेसे चुन शकते हैं | और हम नया List भी Creat कर शकते हैं | नया लिस्ट Creat करने हेतु Type a new list विकल्प पर क्लिक करना हैं |

अब Creat विकल्प पर क्लिक करने पर New Address List डायलॉग बॉक्स खुलेगा | जिसमे हमें जिस किसी को यह Letter भेजना हे उसकी जानकारी डालनी होती हैं | इस डायलॉग बॉक्स की मदद से हम Customize Column का विकल्प पसंद करके कॉलम डिलीट कर शकते हे, कॉलम का नाम बदल शकते हे और कॉलम का नंबर भी बदल शकते हैं | New Entry की मदद से नया रेकॉर्ड Add कर शकते हे और रिकॉर्ड डिलीट भी कर शकते हैं |

Ms Word के बारेमे जानने के लिए यहाँ क्लिक करे |

Step-5

स्टेप-4 को follow करने पर  Mail Merge Recipients डायलॉग बॉक्स में रिसेप्शनिस्ट का लिस्ट दिखाई देगा | इस डायलॉग बॉक्स की मदद से हम रिकॉर्ड को Short और Filter भी कर शकते हैं |

Step-6

Mailing Tab में Insert Merge Field मेसे Field बटन पर क्लिक करने पर वह हमारे डॉक्यूमेंट में Add हो जाता हैं | जरुरत के मुताबिक हम Enter और Space देके merge करने के Field Add कर शकते हैं |

Step-7

उसके बाद Next बटन पर क्लिक करने पर Merge किये गए Letter का Preview देखने को मिलेगा |

Step-8
उसके बाद Next बटन पर क्लिक करने पर एक डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा जिसमे हम merge किये गए Letter की प्रिन्ट निकाल शकते हे और जरुरत के मुताबिक उस लैटर में सुधार भी कर शकते हैं |

Conclusion :-

मुझे उम्मीद हैं की आपको मेरा यह लेख (what is mail merge ? and how can use in ms word ? |) जरुर पसंद आया होगा .मेरी हमेशा से ही यही कोसिस रही हे की में अपने आर्टिकल में वह सारी जानकारी include करू जो  रीडर्स को चाहिए जिससे के उस आर्टिकल के सन्दर्भ में रीडर्स को  किसी दूसरी site या internet में उस आर्टिकल के सन्दर्भ में खोजने की जरुरत ही न रहे | इससे रीडर्स के टाइम की बचत होगी और एक ही जगह पे उन्हें सभी इनफार्मेशन भी मिल जाये |यदि आपके मनमे इस आर्टिकल को लेकर कोई भी doubt हैं या आप चाहते हैं की इसमें कुछ सुधार  होना चाहिए तो आप निचे Comments कर शकते हैं | यदि आपको यह पोस्ट पसंद आया या कुछ सिखने को मिला तब कृपया इस पोस्ट को Social Networks जैसे के facebook, Twitter ,Instagram और pinterest पर शेयर जरुर करे |